As pessoas são unanimes e uniformemente horrorosas em Planejamento. Por mais desagradável que soe qualquer plano criado pelo mais inteligente e estudioso ou habilidoso Administrador ou Gerente de Projetos, muito provavelmente será impreciso.
Planejar é adivinhar e a razão pela qual somos normalmente muito ineficazes no planejamento é o fato de não sermos oniscientes (aquele que possui plena e perfeita sabedoria e está ciente de tudo o que ocorre, e que é a própria fonte de todo o conhecimento) – circunstâncias imprevistas podem prejudicar de forma muito significativa até os planos mais detalhados.
Ao criarmos planos, estamos usamos da interpretação para preencher as lacunas, por mais que disfarcemos essa chata realidade com um discurso de aparência social, gráficos e mapas fantasiosos.
A Falácia do Planejamento significa que as pessoas tendem, persistem em subestimar prazos, dados e informações importantes. Quanto mais complexo for o projeto, mais interdependência ele terá. Quanto maior for o número de interdependências, maior será a possibilidade em que algo em algum momento não ocorra com o plano.
Quando planejamos, imaginamos atos e fatos, que reunidos deverão compor um ambiente de uma ação em que tudo dará certo. Em consequência, subestimamos as possibilidades de fatores que possam prejudicar o plano, bem como o quanto essas contingências afetarão o projeto. Raros são os planos que levam em consideração, por exemplo, o afastamento de um membro da equipe por doença; a quebra inesperada de um equipamento importante ou até fatores externos que possam interferir no prazo do projeto.
A maioria dos planos subestima de forma exagerada o fator tempo, reduzindo ainda mais a precisão do plano. Se você for o coordenador de um projeto complexo e importante para sua empresa, é importante considerar algum tempo de reserva para fazer face aos atrasos inesperados.
O problema é que fatos como estes nunca são aceitos pelos administradores ou donos do negócio. Se você apresenta a um Administrador, um cliente ou um parceiro um plano que apresente dois meses de reserva, a reação certamente será de indignação e não aceitável. A reserva eliminada fará com que todos os planos do projeto provavelmente apresentem algum tipo de inconsistência ou erro.
A imperfeição dos planos não invalida seu planejamento. Planos são úteis para fazer você pensar e tentar prever com mais detalhes seus negócios, porque o próprio ato de criar um plano o ajuda a compreender a importância de algumas fases do processo, os detalhes dos requisitos e a dependência de riscos com maior profundidade.
Nas palavras de Peter Drucker “O Planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras das decisões presentes”. O Planejamento sempre é indispensável.
O valor do Planejamento esta no exercício mental que o leva a praticar em sua elaboração, exercício esse que fará com que enquanto você se mantiver trabalhando com planos, estará se desenvolvendo com maior rapidez e eficácia em seus negócios e os projetos serão concluídos automaticamente quase que por inércia, mas não se esqueça, ele leva mais tempo do que você espera.
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