Durante o ano de 2017, dentre alguns assuntos mais discutidos está o Modelo de Estrutura Organizacional. Por isso, escrevi este artigo com a intenção de ajudar aqueles que ainda tem dificuldade em determinar sua estrutura organizacional, sobrecarregando colaboradores e gestores e dificultando a operacionalização do seu negócio.
MODELOS ORGANIZACIONAIS
Diferentes empresas pequenas operam de diferentes maneiras, portanto, não existe uma solução de tamanho único que cada pequena empresa deve escolher para uma estrutura organizacional. No entanto, você pode determinar qual das estruturas mais comuns funciona para o seu negócio.
Uma estrutura organizacional simples é o sistema operacional padrão usado pela maioria das pequenas empresas porque centraliza a tomada de decisões com o proprietário. Ao contrário de outras estruturas organizacionais, a estrutura simples ou plana não possui departamentos formais e níveis de gerenciamento. Este método de administrar uma empresa tem vantagens e desvantagens, e entendê-las irá ajudá-lo a operar sob este sistema de forma mais eficaz e preparar a transição para uma estrutura mais formal.
Estruturas organizacionais
As empresas devem ter alguma forma de liderança para serem bem sucedidas, eventualmente criando hierarquias de executivos, gerentes, coordenadores e funcionários. Uma estrutura organizacional simples geralmente consiste em um proprietário delegando tarefas para funcionários individuais que relatam a ele. À medida que a empresa cresce, os colaboradores começam a se especializar, com o proprietário dando cargos distintos a cada um. À medida que uma empresa cresce e tem necessidade mais frequente de atividades específicas, cria uma estrutura organizacional funcional, com departamentos de marketing, contabilidade, vendas, administração, recursos humanos e tecnologia da informação. Se uma empresa possui múltiplas linhas de produtos ou marcas, ela pode desenvolver uma estrutura divisória, com funções gerais centralizadas em um escritório corporativo, mas as funções de produção são tratadas em cada divisão. Uma estrutura de matriz permite que cada linha de produtos tenha seus próprios departamentos independentes.
Forças
A força de uma estrutura organizacional simples é que ela permite ao proprietário de uma empresa controlar rigorosamente a operação da empresa. Nenhuma decisão é tomada sem sua aprovação, e ela está ciente de todas as decisões importantes tomadas. Não há hesitação por parte dos funcionários em uma estrutura simples, porque suas ordens são diretamente do topo, e não um chefe de departamento ou um gerente de nível médio que um subordinado pode questionar. As empresas tomam decisões mais rapidamente com uma estrutura simples, porque não há camadas de gerenciamento que ideias ou sugestões precisam ser avaliadas antes da aprovação.
Fraquezas
Muitos dos problemas de usar uma estrutura organizacional simples giram em torno da carga de trabalho do proprietário ou pessoa no topo. Um proprietário pode ficar inundado com o trabalho se ele tiver que aprovar todas as decisões em uma empresa. As empresas que usam estruturas organizacionais simples, mesmo depois de terem adicionado muitos funcionários com empregos especializados, costumam fazê-lo porque o proprietário não pode delegar decisões, fazendo com que os membros da equipe aguardem a aprovação das ações. Se um proprietário está doente, em uma reunião ou em uma viagem de negócios, toda a empresa pode ficar paralisada, porque não pode avançar para tirar proveito de uma oportunidade ou resolver um problema até que o proprietário esteja disponível novamente. Isso é mais comum do que todos pensam, por isso empresas com grande potencial de crescimento acabam definhando.
Saindo de uma estrutura simples
Os proprietários de empresas devem definir benchmarks para que eles saibam quando é hora de se mudar para uma estrutura funcional. Isso pode incluir a quantidade de carga de trabalho em áreas específicas, conhecimentos desenvolvidos pela equipe, orçamentos que permitam a contratação de especialistas e necessidades de atendimento ao cliente. Por exemplo, uma pequena empresa pode fazer o bom chefe recrutar, entrevistar e contratar funcionários com a ajuda de seu assistente administrativo quando for muito pequeno. À medida que a empresa começa a contratar funcionários regularmente, proporcionando benefícios e adicionando camadas de gerenciamento, pode ser a hora de adicionar uma pessoa dedicada aos recursos humanos que dirige um departamento de RH. Se uma empresa está gastando mais na contratação de serviços de marketing do que ter um gerente de marketing interno, isso é um sinal de que a empresa deve adicionar essa função.
Mudando Estruturas
Muitos proprietários de pequenas empresas começam por estruturar o negócio por tentativa e erro, ou de forma aleatória. Você poderia começar o negócio apenas com você e um assistente até aprender mais sobre as funções que os funcionários devem preencher dentro da organização.
Quando o seu negócio começa pequeno e, em seguida, cresce, não é incomum começar com uma estrutura organizacional e depois a transição para outra estrutura. Por exemplo, se a sua empresa começa por servir apenas a cidade local onde o negócio opera, mas eventualmente atende o estado, você pode começar com uma estrutura e mudar para outra para melhor atender às necessidades de sua empresa e seus clientes.
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